Manual de usuario

Se entra con el acceso que te dio tu empresa: el ID de la empresa (solo la primera vez en cada dispositivo), tu usuario y tu contraseña, o tu huella / Face ID. Lo que ves depende de tu rol: empleado, supervisor o administrador.

1. La primera vez en un dispositivo, escribe el ID de tu empresa (por ejemplo XB-ABC234); te lo da Recursos Humanos o tu administrador.
2. Escribe tu usuario (correo o número de empleado) y tu contraseña. Si es temporal, elige una nueva (mínimo 10 caracteres, no solo números).
3. Activa la huella o Face ID para entrar en un segundo las siguientes veces, y permite la ubicación cuando el teléfono lo pregunte.
4. Para salir, usa «Cerrar sesión» al pie de la pantalla; la huella / Face ID queda activa en ese dispositivo.

Desde el celular o la computadora, el empleado registra el inicio y fin de su jornada y de sus descansos. La hora la fija el servidor.

1. Al llegar, presiona «Registrar entrada».
2. Para comer o descansar, presiona «Iniciar descanso» y al volver «Terminar descanso».
3. Al terminar el día, presiona «Registrar salida».
4. En «Esta semana» ves las horas acumuladas contra el límite legal y los avisos.

Cada semana terminada se revisa y se confirma, o se indica un desacuerdo. Esa firma es el registro acordado con el trabajador.

1. En «Mis semanas», abre la semana marcada «Por firmar».
2. Revisa las horas por día, el tiempo extra (doble y triple) y los avisos.
3. Si todo es correcto, presiona «Confirmo que es correcto».
4. Si algo está mal, presiona «No estoy de acuerdo», explica qué no es correcto y envía. Tu supervisor lo revisará.

Consulta tus días de vacaciones disponibles y los próximos días de descanso obligatorio, y solicita vacaciones, permisos o reporta una incapacidad del IMSS.

1. En «Ausencias y vacaciones» revisa tus días disponibles, los ganados por antigüedad y los ya tomados o solicitados.
2. Presiona «Solicitar vacaciones o permiso», elige el tipo y las fechas.
3. Para una incapacidad del IMSS, captura el folio del certificado. Para un permiso, escribe el motivo.
4. Presiona «Enviar solicitud». Tu supervisor la aprueba o rechaza; el estado aparece en «Mis solicitudes».
5. Puedes cancelar una solicitud pendiente, o unas vacaciones aprobadas que aún no empiezan.

Muestra a las personas que supervisas con sus horas de la semana, tiempo extra, avisos y estado de firma.

1. Elige la semana con las flechas, o «Hoy» para la actual.
2. Filtra por ubicación o área, o marca «Solo con avisos».
3. Las tarjetas superiores resumen personas, quién trabaja ahora, incumplimientos y horas extra.
4. Haz clic en una persona para ver el detalle de su semana.

En el detalle ves el estado de la persona ahora, cada día con su hora de entrada y salida, el mapa de dónde registró, los avisos, la firma del trabajador y todos los registros. Las correcciones nunca modifican registros: se agregan como nuevos.

1. Arriba ves su estado en este momento (trabajando, en descanso, fuera de jornada) y si hoy tiene una ausencia (vacaciones, incapacidad, permiso), con su último registro.
2. En «Dónde se registró», el mapa muestra cada entrada, descanso y salida de la semana, la ubicación de trabajo y su radio de asistencia; en rojo, lo registrado fuera del área. Toca un punto para ver la hora y la precisión.
3. Para quitar un registro equivocado, presiona «Anular» junto a él, escribe el motivo y confirma.
4. Para agregar un registro faltante, elige el tipo, la fecha y hora (hora local de la ubicación) y el motivo, y guarda.
5. Revisa «Firma de la semana»: muestra cada respuesta del trabajador y si fue sobre los registros actuales o sobre registros que después cambiaron.

En el panel de supervisión, la sección «Ausencias y permisos» muestra las solicitudes de tu equipo por aprobar y las próximas ausencias aprobadas.

1. Revisa cada solicitud: persona, tipo, fechas, días que cuenta y, en vacaciones, el saldo disponible.
2. Escribe un comentario si quieres y presiona «Aprobar» o «Rechazar».
3. Para una incapacidad del IMSS o una falta, presiona «Registrar una ausencia», elige la persona, el tipo y las fechas; queda aprobada.

Horas trabajadas, ordinarias y extra, días trabajados, ausencias, avisos y firmas por persona para una semana, quincena, mes o periodo personalizado. Se exportan a PDF.

1. En el menú de la izquierda del panel de supervisión o de la configuración, abre «Reportes».
2. Elige el periodo: semana, quincena, mes o personalizado, y muévete con las flechas. Al abrir, muestra la última semana completa.
3. Filtra por empresa, área, persona o líder. Con un líder, marca «incluir todos los niveles» para ver a todas las personas a su cargo, o desmárcalo para ver solo a sus directos.
4. Agrupa por empresa, área o líder para ver subtotales.
5. Presiona «Exportar PDF» para descargar el reporte.

Las razones sociales de tu grupo, con su RFC, registro patronal y el día en que empieza la semana de pago.

1. Presiona «Agregar», captura razón social, RFC y registro patronal, y elige el inicio de semana.
2. Para cambiar datos, usa «Editar».

Plantas, oficinas o sucursales, con su zona horaria y, opcionalmente, una geocerca.

1. Presiona «Agregar», elige la empresa, el nombre y la zona horaria.
2. Ubica el lugar en el mapa: presiona «Usar mi ubicación (GPS)» si estás ahí, busca la dirección por calle y número, pega coordenadas, o haz clic en el mapa. La latitud y la longitud se llenan solas y también se pueden escribir a mano.
3. Ajusta el radio en metros: el círculo del mapa muestra dónde se acepta el registro presencial.

Departamentos dentro de cada ubicación (por ejemplo, Producción o Administración).

1. Presiona «Agregar», elige la ubicación y escribe el nombre.

El personal: datos personales y su asignación (empresa, ubicación, área, tipo de jornada y modalidad) con historial.

1. Para dar de alta, presiona «Agregar» y captura número, nombre, CURP, fecha de nacimiento, ubicación, jornada y modalidad.
2. En «Usuario de acceso» escribe el usuario con el que la persona inicia sesión.
3. Elige su «Líder (a quién reporta)»: los reportes por líder incluyen a todas las personas a su cargo.
4. Captura la «Fecha de ingreso» y su día de descanso semanal: con ellos se calculan las vacaciones. Si tenía días pendientes al empezar a usar el sistema, captura el «Saldo inicial de vacaciones» y su fecha.
5. Para cambiar de ubicación, área, jornada o modalidad, abre «Editar» y registra un cambio en «Asignación», a partir del primer día de una semana de pago.
6. Para quien deja la empresa, usa «Dar de baja». Se puede «Reactivar» después.

Qué ubicaciones o áreas ve y corrige cada supervisor.

1. Escribe el usuario del supervisor, elige «Toda la ubicación» o «Un área», selecciónala y presiona «Asignar».
2. Para quitar una asignación, presiona la × junto a ella.

El ID de tu empresa y quién puede entrar: usuario, roles, persona vinculada, contraseña temporal y los dispositivos que usa cada persona.

1. Comparte el ID de la empresa con tu personal; lo escriben la primera vez que entran desde un dispositivo.
2. Presiona «Nuevo acceso», elige la persona (o ninguna, para un supervisor o administrador), el usuario (correo o número de empleado) y los roles, y crea el acceso.
3. Entrega la contraseña temporal que aparece: se muestra una sola vez y la persona debe cambiarla al entrar.
4. Si alguien olvida su contraseña, usa «Restablecer contraseña»; si cambia o pierde su teléfono, «Quitar» en ese dispositivo.

Importe a su personal desde el Excel o CSV que exporta su sistema de nómina, y conozca los conectores directos en desarrollo (Aspel NOI, CONTPAQi, Odoo, SAP y otros).

1. En «Importar personal desde Excel o CSV», elija su archivo (o descargue la plantilla de ejemplo y llénela).
2. Revise la vista previa: personas nuevas, con cambios, sin cambios, bajas y filas con error. También verá las empresas, ubicaciones y áreas que se crearán.
3. Si una fila tiene error, corrija el dato en la misma vista previa y presione «Volver a revisar».
4. Presione «Importar». Las filas con error no se importan; puede capturar a esas personas después en «Personas».

Los días de descanso obligatorio del año: los de la Ley Federal del Trabajo (Art. 74) se calculan solos; aquí agregas los días de elecciones de tu estado o los descansos propios de la empresa.

1. Elige el año con las flechas.
2. Para agregar un día, captura la fecha y el nombre, y presiona «Agregar día».
3. Para quitar un día que agregó la empresa, presiona «Quitar».

El logo, los colores y el nombre de la aplicación que ven tus empleados, también en el inicio de sesión de tu dirección propia.

1. Escribe el nombre de la aplicación (opcional).
2. Elige el color principal y el de acento; la vista previa muestra el resultado.
3. Sube tu logo (PNG, JPEG, WebP o SVG, hasta 256 KB) y presiona «Guardar marca».

El plan contratado, cuántos empleados activos permite, su vigencia y el uso mensual.

1. Revisa el estado, los empleados activos y la vigencia.
2. Para instalar una licencia nueva, pega el texto que te envió Experti (empieza con WHTS1.) y presiona «Instalar».

Quién cambió qué y cuándo en la configuración, con el valor anterior y el nuevo.

Clientes, licencias y uso de todas las empresas.

1. Para un cliente nuevo, captura su nombre y subdominio y presiona «Crear cliente»; luego crea su administrador en Keycloak con el atributo tenant_id indicado.
2. Para emitir una licencia, presiona «Emitir licencia» en el cliente, captura plan, empleados, vigencia y modalidad, y presiona «Firmar e instalar».
3. Para instalaciones propias, copia el texto de licencia y envíalo al cliente.

Nombre del producto (xBeat), versión de la aplicación, desarrollador y fundamento legal. Se abre desde «Acerca de» al pie de cualquier pantalla.

Elige tu rol arriba para ver solo lo que te corresponde, o busca una palabra. Las tablas de límites, avisos y estados se generan del sistema y siempre muestran los valores vigentes.

Referencia: límites, avisos y estados

Esta sección se genera automáticamente con las reglas y textos que usa el sistema en este momento.

Límites legales por año

D/N/M = jornada diurna, nocturna y mixta (Art. 61). Cada año aplica a partir del 1 de enero. Los valores «por confirmar» provienen de fuentes secundarias y se ajustarán cuando la STPS publique sus disposiciones.

Avisos que puede mostrar el sistema

• Incumplimiento · El [fecha] se registraron [horas] h extra; el máximo diario es [límite] h.
• Incumplimiento · Hubo tiempo extra en [días] días; el máximo semanal es [límite de días] días.
• Incumplimiento · Tiempo extra semanal de [horas] h supera el límite legal de [límite] h.
• Incumplimiento · Persona menor de 18 años con [horas] h extra: la LFT lo prohíbe (Art. 178).
• Incumplimiento · [días] días seguidos trabajados sin descanso al [fecha] (Art. 69).
• Advertencia · [horas] h extra deben pagarse al triple.
• Información · Lleva [horas] h de [límite] h semanales permitidas.
• Advertencia · Falta el registro de salida (entrada del [fecha y hora]).
• Advertencia · Entrada duplicada sin salida previa ([fecha y hora]).
• Advertencia · Salida sin entrada previa ([fecha y hora]).
• Advertencia · Descanso registrado fuera de jornada ([fecha y hora]).
• Advertencia · Descanso sin cerrar al registrar la salida ([fecha y hora]).
• Advertencia · Hay registros de trabajo el [fecha], día marcado como [tipo de ausencia].
• Advertencia · Se trabajó el [fecha], día de descanso obligatorio ([día de descanso obligatorio]): se paga al doble además del salario del día (Art. 75).

Estados de la firma semanal

En curso

La semana sigue en curso; se podrá firmar cuando termine.

Por firmar

La semana terminó y el trabajador aún no responde.

Firmada

El trabajador confirmó que sus horas son correctas.

En desacuerdo

El trabajador indicó que algo no es correcto; el supervisor debe revisarlo.

Firmar de nuevo

Hubo cambios en los registros después de la última respuesta; hay que firmar de nuevo.

Sin registros

No hay registros esa semana; no hay nada que firmar.

Estados de la licencia

Evaluación

Modo de evaluación: hasta M empleados activos.

Vigente

La licencia está vigente y hay empleados disponibles.

Cerca del límite

Tu licencia está cerca del límite: N de M empleados activos.

Límite alcanzado

Límite de licencia alcanzado (N de M). No se pueden agregar ni reactivar personas; el registro de jornada sigue funcionando.

Periodo de gracia

La licencia venció; periodo de gracia activo. Renueva con Experti.

Vencida

La licencia está vencida. No se pueden agregar personas; el registro de jornada sigue funcionando.

Aún no vigente

La licencia instalada aún no inicia.